咨見 丨如何建設企業(yè)全面經(jīng)營計劃數(shù)字化系統(tǒng)
1. 概述
1.1經(jīng)營管理
企業(yè)的經(jīng)營管理，是對企業(yè)的經(jīng)營活動進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。經(jīng)營管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型能使得企業(yè)取得良好的經(jīng)濟效益和社會效益。其中數(shù)字化的全面經(jīng)營計劃是經(jīng)營管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型最重要的環(huán)節(jié)。
1.2計劃與預算
計劃是經(jīng)營管理部門牽頭制定的經(jīng)過企業(yè)最高決策機構(gòu)批準的一定時期內(nèi)的經(jīng)營指標計劃。而預算是其中收入和支出的計劃，是財務部門牽頭制定的，屬于計劃的一部分。
在遠光新一代企業(yè)數(shù)字核心系統(tǒng)（YG-DAP）的戰(zhàn)略規(guī)劃領(lǐng)域中，既有預算管理，也有計劃管理（下圖是YG-DAP的產(chǎn)品體系）。
本文結(jié)合某集團燃料公司綜合計劃系統(tǒng)建設經(jīng)驗，對企業(yè)全面經(jīng)營計劃管理系統(tǒng)建設的管理需求、設計原則、建設內(nèi)容進行分享。
2. 管理要求
2.1主要管理部門
企業(yè)全面經(jīng)營計劃管理一般由經(jīng)營管理部門負責，該部門有的企業(yè)稱經(jīng)營管理部，有的企業(yè)稱策劃部，本案例稱計劃部。該部門的職責是通知下屬單位填報計劃，督促財務管理部門和業(yè)務管理部門及分管領(lǐng)導對各單位計劃的審核，匯總形成整體計劃作為上董事會的材料，根據(jù)董事會決議調(diào)整形成最終計劃，下達給各單位，監(jiān)督各單位計劃執(zhí)行情況，年終對計劃完成情況的總結(jié)分析。
董事會或者總經(jīng)理辦公會是企業(yè)全面經(jīng)營計劃的決策機構(gòu)，通過會議聽取匯報并確定下一期的計劃。
財務管理部門是負責審核各單位財務預算及財務計劃的機構(gòu)，并且要匯總形成全企業(yè)的財務預算及財務計劃。
業(yè)務管理部門是負責審核各單位財務計劃的機構(gòu)，并且要匯總形成全企業(yè)的財務計劃。
2.2管理流程規(guī)范
企業(yè)全面經(jīng)營計劃管理業(yè)務流程包括年度計劃上報流程、年度計劃上會流程、年度計劃下達流程、月度計劃上報流程、月度計劃上會流程、月度計劃下達流程等，統(tǒng)一梳理、形成規(guī)范。
下面是本案例的流程規(guī)范。
2.3計劃指標規(guī)范
企業(yè)全面經(jīng)營計劃管理的指標根據(jù)管理要求進行梳理，指標有以下分類：
指標類型：財務預算、財務計劃、業(yè)務計劃。
指標分類：財務類、辦公類、信息類、人資類、貿(mào)易類、運輸類、經(jīng)營類。
指標屬性：核心指標、一般指標、過程指標（非計劃指標，計劃執(zhí)行過程產(chǎn)生的指標，作為制定計劃的參考）
指標性質(zhì)：指令性、指導性
指標方向：越大越好、越小越好、適中。
下圖是本案例中的計劃指標實例。
3. 設計原則
企業(yè)全面經(jīng)營計劃系統(tǒng)建設需遵從以下設計原則。
3.1業(yè)務流程規(guī)范原則
業(yè)務流程包括年度計劃上報流程、年度計劃上會流程、年度計劃下達流程、月度計劃上報流程、月度計劃上會流程、月度計劃下達流程，統(tǒng)一梳理、形成規(guī)范。
3.2計劃指標規(guī)范原則
計劃指標按業(yè)務維度可分為預算指標、財務計劃指標、業(yè)務計劃指標。按重要性維度可分為核心指標、一般指標、過程指標。所有綜合計劃涉及的指標統(tǒng)一梳理、形成規(guī)范。
3.3信息共享原則
所有計劃指標完成情況從財務管控系統(tǒng)和供應鏈管理系統(tǒng)自動獲取，無需手工填寫。
計劃指標匯總表、計劃報告按模板自動生成，無需手工填寫。
3.4審批過程管控原則
綜合計劃審核過程中，提供年度計劃同比分析、月度計劃環(huán)比分析、計劃于完成情況對比分析等輔助決策功能。
3.5核心指標管控原則
對應利潤總額、銷售數(shù)量、銷售毛利、應收賬款等核心指標，采用報告型、報表型、圖表型方式，對其同比、環(huán)比、計劃與實際完成比進行全面分析，圖文并茂，形成核心指標輔助決策工具。
3.6執(zhí)行過程系統(tǒng)間協(xié)同管控原則
財務預算按綜合計劃管控系統(tǒng)的財務計劃進行管控，例如八項費用預算管控、信息中心項目預算管控等。
供應鏈系統(tǒng)按綜合計劃管控系統(tǒng)的業(yè)務計劃進行管控，例如審核合同時應收賬款管控、實時監(jiān)控核心指標計劃完成情況等。
3.7計劃部門全面把控原則
財務預算、財務計劃、業(yè)務計劃分別由總部財務部、總部業(yè)務管理部審核把關(guān)，但綜合計劃上報、上會、下達、執(zhí)行監(jiān)督全過程，包括模板制定、組織架構(gòu)調(diào)整、計劃指標優(yōu)化、流程發(fā)起、進程控制、流程關(guān)閉、計劃文檔輸出、周會上計劃執(zhí)行情況報告都由計劃部門把控。
4. 建設內(nèi)容
全面經(jīng)營計劃管理的建設內(nèi)容包括年度計劃管理、月度計劃上報、上月完成情況采集、上會及下達和統(tǒng)計分析。
4.1年度目標管理
年度目標管理功能包括年度目標創(chuàng)建：由計劃部專責可創(chuàng)建各單位具體年度計劃值；年度目標查詢：所屬單位及各部門可查詢；年度計劃調(diào)整：根據(jù)計劃執(zhí)行情況，每年根據(jù)管理規(guī)則允許調(diào)整年度計劃。
4.2月度計劃上報
月度計劃由各單位按格式填寫并上報，分財務計劃和業(yè)務計劃。其中業(yè)務計劃可為明細計劃。下面是本例的貿(mào)易明細計劃，可明細到采購側(cè)的供應商、品種、數(shù)量、采購價格，銷售側(cè)的客戶、銷售價格、毛利等。
財務計劃和業(yè)務計劃分別由總部的財務管理部門、業(yè)務管理部門以及各分管領(lǐng)導審核，最終上董事會批準。
4.3上月完成情況采集
上月完成情況采集是集成財務系統(tǒng)及業(yè)務系統(tǒng)，獲取財務與業(yè)務數(shù)據(jù)，并進行數(shù)據(jù)梳理，按設定的數(shù)學模型計算出各計劃指標的完成情況。這是制定下期計劃的重要數(shù)據(jù)依據(jù)。
4.4上會及下達
計劃部匯總上董事會的計劃審核材料時，匯總各單位計劃的企業(yè)總體計劃報告自動生成，數(shù)據(jù)從各類表格中自動提取填充，提高計劃部的工作效率。
上會時，可通過系統(tǒng)展示各種匯報材料，包括計劃類、完成情況類、統(tǒng)計分析類，實現(xiàn)無紙化管理。
會后，計劃部根據(jù)董事會決議，對上會計劃值進行調(diào)整并一鍵下達，各單位可實時查詢總部下達的計劃。
4.5統(tǒng)計分析
統(tǒng)計分析包括月度計劃建議值、指標分析、波動分析、核心指標分析等功能。
其中核心指標綜合分析功能是對企業(yè)關(guān)鍵的核心指標，例如利潤總額、銷售數(shù)量、銷售毛利、應收賬款等進行逐月完成率、年累計完成率、同比等表格和趨勢圖分析，對企業(yè)經(jīng)營管理的決策提供數(shù)據(jù)支撐。
5. 結(jié)語
全面經(jīng)營計劃管理數(shù)字化系統(tǒng)是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的有力抓手，建設中需規(guī)范管理流程、計劃指標等企業(yè)管理要求，遵照審批過程管控、核心指標管控、執(zhí)行過程協(xié)同、計劃部門全面把控等原則。
作者：咨詢及實施中心 孟祥海
咨見 第四期
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